非標機械技術檔案管理制度主要從以下四個方面著手：
一、總則
非標機械技術檔案是非標機械從購入到使用，直至報廢的整個運行、使用過程中記載的全過程的技術資料。
非標機械技術檔案是做好技術管理工作不可缺少的基礎材料和科學依據。
該技術資料包括原始資料、運行使用資料、檢定、檢測資料。非標機械技術檔案為掌握設備運行狀況、性能變化情況，分析事故原因，申請報廢等安全、生產方面提供全面的、可靠的重要依據。非標機械技術檔案的管理工作需要各部門人員的密切配合，及時提供相關的記錄與資料，從而保證非標機械檔案的完整性、真實性和可參考性。
二、管理范圍
1 、非標機械指公司具有所有權的所有非標機械，由租賃公司負責則對其進行集中的統一管理。
2、凡主要非標機械都必須建立非標機械技術檔案。
3、租賃公司應設立專門的檔案管理人員，負責非標機械技術檔案的收集、整理和歸檔工作。
三、管理程序
1、原始資料，包括出廠合格證、使用說明書、零部件目錄、圖紙。此類資料由租賃公司設備管理人員從廠方搜集，交予檔案管理人員存檔。
2、運行使用資料，包括非標機械運行保修記錄、非標機械修理驗收記錄、非標機械事故報告單。
非標機械運行保修記錄由租賃公司機械科在工程開工前，向施工隊長發放，然后再由施工隊長分發給各非標機械操作人員，由設備操作人員根據設備運行、使用情況如實填寫記錄。工程結束后，由施工隊長負責收集該記錄，交予機械科，由機械科統一交資料室歸檔。
非標機械修理驗收記錄是由租賃公司主管生產的副經理會同總工程師，在設備維修時，對設備的維修質量進行監督的一種形式，由主管生產的副經理負責填寫記錄，由總工程師負責驗收簽字，每年年終統一匯總，交予檔案室歸檔。
機械事故報告單，是非標機械發生事故時，由各項目部填寫相關記錄，然后交予租賃公司檔案室歸檔。
3、檢定、檢測資料，包括非標機械技術狀況檢查表。非標機械技術狀況檢查表是對非標機械每年進行的定期檢查，由租賃公司檢查小組負責檢查，填寫記錄。另外還需對非標機械進行臨時性的檢查，由租賃公司總工程師負責填寫該表，然后交予檔案室歸檔。
四、管理責任
1、認真貫徹國家對技術檔案管理的有關規定，做好檔案管理工作。租賃公司應指定專人負責對非標機械技術檔案進行統一的管理。
2、檔案管理人員需認真做好資料的編目、整理、收集工作，及時提供歸檔技術資料，切實為生產、科研和提高企業管理水平服務。
3、非標機械調出、調入時，技術檔案應隨機轉移，并作好檔案的保密工作。非標機械技術檔案的保存期限為，隨非標機械報廢為止。
4、借閱技術資料應首先辦理借閱登記手續，借閱單位和借閱人不得在技術檔案上涂改、抽換、損壞。
5、對需要銷毀清冊的資料，應附文字說明，經機械管理技術負責人批準后，方可銷毀。
6、保持檔案室清潔，做到防盜、防火、防潮、防蟲、防塵。對 永久性檔案，每季度查點一次；年終對所有檔案查點一次。
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